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La convocation à l’Assemblée générale de copropriété : le guide

Copropriété

La convocation à l’Assemblée générale de copropriété : le guide

15 juillet 2019

Tous les copropriétaires sont convoqués en assemblée générale de copropriété par le syndic au moins une fois par an.

 

C’est un moment très important dans la vie de la copropriété puisque c’est au cours de ces réunions que sont votées toutes les décisions importantes concernant la copropriété.

 

L’assemblée générale de copropriété est l’organe délibérant de la copropriété.

 

Il existe trois étapes relatives au bon déroulement de l’assemblée générale de copropriété : tout d’abord, la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires ; puis, le vote des résolutions en assemblée générale et enfin, le procès-verbal d’assemblée générale.

 

Respecter les règles régissant la copropriété, et celles régissant l’assemblée générale de copropriété est indispensable afin de ne pas voir les décisions prises durant cette réunion contestées et/ou annulées. Il est donc conseillé d’être accompagné par un avocat expert de la copropriété.

 

Les personnes habilitées à convoquer l’assemblée générale de copropriété

 

Trois types de personnes sont habilitées à convoquer une assemblée générale (AG) de copropriété :

 

  • Le syndic de copropriété

Il convoque les copropriétaires en AG au minimum une fois par an et lorsque cela est nécessaire. Le syndic doit veiller à convoquer l’AG avant la fin de son mandat.
Pour en savoir plus sur le rôle du syndic de copropriété.

 

  • Le président du conseil syndical

Le président du conseil syndical ou encore un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires peuvent adresser au syndic, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, une demande de convocation en AG sur une ou des questions précises à porter à l’ordre du jour. A défaut de convocation sous huit jours, le président du conseil syndical peut procéder lui-même à cette convocation.

 

  • Le mandataire judiciaire

A défaut de convocation par le président du conseil syndical ou s’il n’y a pas de conseil syndical, tout copropriétaire peut saisir le président du Tribunal de grande instance qui désignera un mandataire chargé de convoquer l’AG.

  • Un copropriétaire

Dans les hypothèses où la copropriété serait sans syndic.

 

 

Les personnes à convoquer lors de l’assemblée générale de copropriété

 

Le syndic doit adresser une convocation en AG :

 

  • A tous les copropriétaires de lots ;
  • Au représentant légal de la SCI si une SCI est propriétaire ;
  • Au mandataire désigné si le lot est la propriété d’une indivision ;
  • Au mandataire désigné si le lot fait l’objet d’un démembrement de propriété. A défaut, le règlement de copropriété précise que les convocations à l’AG sont adressées à l’usufruitier ;
  • A l’époux propriétaire d’un bien propre en copropriété et marié sous le régime de la séparation des biens ;
  • Aux deux époux conjointement s’ils ont acquis le lot durant le mariage sous le régime légal de la communauté réduite aux acquêts ;
  • Aux concubins ou partenaires pacsés s’ils ont acquis le lot en indivision.

 

 

La forme de la convocation à l’assemblée générale de copropriété

 

La convocation à l’AG est notifiée aux copropriétaires :

 

  • Par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ;
  • Par voie électronique, plus précisément, par lettre recommandée électronique, si le copropriétaire a expressément donné son accord quant à l’utilisation de la voie électronique pour les convocations à l’AG ; 
  • Elle peut également être remise aux copropriétaires contre récépissé ou émargement.

 

Précision importante : en cas de changement de domicile, les copropriétaires doivent notifier au syndic, par lettre recommandée avec AR, ou par lettre recommandée électronique, leur nouveau domicile réel ou élu et leur adresse mail. A défaut, le syndic peut valablement adresser les notifications prévues au dernier domicile ou à la dernière adresse électronique qui lui a été notifiée.

 

 

Les délais à respecter

 

La convocation doit être effectuée 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale de copropriété (sauf urgence comme en cas d’effondrement de la toiture), par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou par remise contre récépissé ou émargement ou par voie dématérialisée.

 

Le syndic dispose pour cela d’une adresse électronique actualisée des copropriétaires qui souhaitent bénéficier de la dématérialisation des envois.

 

Le non-respect du délai de convocation peut être sanctionné par la nullité de l’assemblée. Ce délai expire le dernier jour à 24h, étant précisé que le délai qui expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé est prorogé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.

 

 

Le contenu de la convocation à l’assemblée générale de copropriété

 

La convocation contient obligatoirement :

 

  • L’indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion ;

 

 

  • Les documents qui peuvent s’avérer indispensables à consulter avant le vote (devis de travaux de copropriété, factures…).

 

Il est à noter que tout copropriétaire peut demander au syndic avant la tenue de l’AG, l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour par LRAR. La demande ne doit pas être trop tardive, sous peine d’être inscrite à l’ordre du jour de l’AG suivante.

 

Le syndic est tenu de mettre à disposition des copropriétaires les justificatifs de charges de copropriété pendant au moins une journée : la convocation doit également préciser le lieu et la date de consultation des pièces justificatives des charges.

 

 

La représentation des copropriétaires absents

 

Un copropriétaire peut donner mandat à une personne aux fins de la représenter en AG et voter en son nom et pour son compte. Il peut s’agir d’un copropriétaire, comme d’une personne étrangère à la copropriété.

 

En revanche, il est interdit à un copropriétaire de donner mandat au syndic, au conjoint du syndic, au partenaire pacsé du syndic ou encore aux préposés du syndic.

 

En outre, une même personne ne peut représenter plus de trois copropriétaires ou alors si elle détient plus de trois pouvoirs, elle ne peut représenter, avec ses mandants, plus de 10% des voix du syndicat.

 
Article rédigé par Maître Laura MOINIER