L’immatriculation d’une copropriété : mode d’emploi

L’immatriculation d’une copropriété : mode d’emploi

La loi ALUR du 24 mars 2014 a instauré une obligation d’immatriculation des copropriétés dans un registre appelé « registre national des copropriétés ».

Rappelons qu’il y a copropriété dès l’instant que l’immeuble n’est plus la propriété d’une seule et même personne. Par ailleurs, l’ensemble des copropriétaires forme le syndicat des copropriétaires.

Afin de procéder à l’immatriculation de la copropriété, celui qui effectue cette démarche, aussi appelé le télédéclarant, doit créer un compte sur le site du registre national des copropriétés et renseigner les informations relatives à la copropriété par le biais de plusieurs formulaires.

Il est à ce titre conseillé d’être accompagné par un avocat expert en copropriété pour la bonne exécution de cet enregistrement.

Ce n’est qu’une fois ces formalités accomplies par voie dématérialisée que le syndicat des copropriétaires se voit attribuer un numéro d’immatriculation qui sera mentionné dans chaque acte de vente des lots de copropriété.

La mise en place du registre national des copropriétés vise, pour l’Etat, à disposer de meilleures informations sur l’état des copropriétés et prévenir leurs dysfonctionnements.

Ce répertoire fait aussi office d’annuaire des copropriétés car une partie des informations collectées peut être consultée par tous.

Immatriculation de la copropriété : par qui ?

L’immatriculation de la copropriété est faite :

  • Soit par le syndic de copropriété en exercice (syndic professionnel ou bénévole), l’ancien syndic à l’occasion du changement de représentant légal du syndicat, le syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété,
  • Soit par l’administrateur provisoire désigné par le tribunal lorsque le syndicat des copropriétaires est sans syndic,
  • Soit par le mandataire ad hoc  lorsque la copropriété est en difficulté (en cas d’impayés par exemple),
  • Soit par le notaire en cas de mise en copropriété d’un immeuble ou lors de la vente du premier lot de copropriété. Pour en savoir plus sur le rôle du notaire dans la vente.

Immatriculation : pour quelles copropriétés ?

L’obligation d’immatriculation concerne les immeubles totalement ou partiellement destinés à l’habitation, quel que soit le nombre de lots de copropriété, ou bien encore le mode de gestion (copropriété avec syndic professionnel, copropriété sans syndic, coopérative…).

Elle concerne aussi par ailleurs, tant les copropriétés verticales (exemple d’un immeuble de plusieurs étages) que les copropriétés horizontales dites aussi copropriétés pavillonnaires, qui régissent un ensemble de maisons individuelles.

L’application de cette obligation d’immatriculation des copropriétés a fait l’objet d’un calendrier différé en fonction de la taille de la copropriété.

Ces dispositions sont applicables depuis le 31 décembre 2016 pour les copropriétés de plus de 200 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces ; elles sont applicables depuis le 31 décembre 2017 pour les copropriétés de plus de 50 lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces et depuis le 31 décembre 2018 pour les autres copropriétés.

Toutes les copropriétés sont donc désormais concernées par l’obligation d’immatriculation.

Comment procéder à l’immatriculation de la copropriété ?

Afin de procéder à l’immatriculation de la copropriété, le télédéclarant doit communiquer au registre national des copropriétés des informations relatives notamment à l’identification et à la composition du syndicat, au bâti mais également à ses comptes.

Celui qui est chargé de l’administration du syndicat des copropriétaires doit précisément renseigner les informations suivantes :

  • Données sur l’identification du syndicat : nom, adresse et date de création, nombre et nature des lots, nom du syndic et, le cas échéant, désignation d’un mandataire ad hoc, d’un administrateur provisoire ou d’un notaire ;
  • Données financières communiquées après chaque exercice comptable (montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes du syndicat, comptes et annexes) ;
  • Données relatives au bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique, nombre d’ascenseurs, période de construction de l’immeuble, nature du chauffage de l’immeuble, carnet d’entretien, diagnostic technique global…) ;
  • Informations sur d’éventuelles difficultés au sein de la copropriété (désignation d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire, existence de mesures de sauvegarde, exposition au plomb, amiante…).

Il est à noter que ces obligations pourront être assouplies pour les petites copropriétés (moins de 10 lots et dont le budget prévisionnel moyen est inférieur à 15.000 euros sur trois exercices consécutifs) suivant des modalités définies par décret.

Les données renseignées dans le registre national des copropriétés permettent à des institutionnels et à des particuliers d’accéder à des statistiques et à un annuaire des copropriétés.

Quelles sanctions ?

En cas de carence du syndic, de l’administrateur, du mandataire ou du notaire, toute personne qui y a intérêt peut les mettre en demeure d’immatriculer le syndicat des copropriétaires.

S’il ne s’exécute pas dans le mois de la mise en demeure, le teneur du registre (l’Agence nationale de l’habitat) pourra lui appliquer une astreinte d’un montant maximum de 20 euros par lot et par semaine.

Il est à noter que cette astreinte ne pourra être facturée aux copropriétaires, sauf si le syndic est bénévole.

Précision : l’absence de mise à jour des informations détenues par le registre fait aussi l’objet de sanctions.

A défaut d’immatriculation ou d’actualisation annuelle des données, la copropriété ne pourra pas bénéficier de subventions de l’État, de ses établissements publics (comme celles de l’Agence nationale de l’habitat) ou de collectivités territoriales. 

Et après l’immatriculation de la copropriété ?

Les informations détenues dans le registre doivent être actualisées tous les ans et à l’occasion d’événement particulier.

S’agissant de la mise à jour annuelle, cette dernière doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée générale de copropriété au cours de laquelle les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

Si le contenu d’autres informations change, elles sont actualisées au même moment que pour les données financières, c’est-à-dire dans les 2 mois suivant la tenue de l’assemblée.

En cas d’événements particuliers conduisant à la disparition du syndicat de copropriétaires (exemples : division entraînant création de syndicats séparés, expropriation pour cause d’utilité), les informations doivent également être actualisées.

Combien ça coûte ?

L’immatriculation initiale de la copropriété est incluse dans la liste des prestations particulières du contrat de syndic pouvant donner lieu au versement d’une rémunération spécifique complémentaire.

En revanche, la mise à jour du registre d’immatriculation est incluse dans la rémunération forfaitaire du syndic.

Il convient donc pour les copropriétaires venant de faire procéder à une immatriculation initiale ou bien à une mise à jour des données de bien vérifier dans leurs charges de copropriété le coût financier représenté par cette démarche.

Si l’immatriculation de votre copropriété vous pose problème, n’hésitez pas à nous contacter.

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